Kuidas koostada automaatvastust?

Kunagi saabus mulle üks selline automaatvastus:

Vabandust, aga ei saa sinu kirjale vastata. Ma olen ära ja seal kus ma olen ei ole interneti ega mobiililevi. Tulen tagasi nädala pärast ja vastan su kirjale esimsel võimalusel L. Väga kiirtes küsimustes, pöördu Pille või Jüri poole.

Teet
/ametinimetus/
/telefoninumber/

Millist infot see automaatvastus annab? Ma saan teada, et Teetu ei ole võimalik kätte saada. Ma ei tea, millal Teet saabub ja millal ma vastuse saan. Teet on eeldanud, et kõik kirjutajad teavad Pille ja Jüri kontaktandmeid, kuid nii see pole ja seega ei saa ma järele küsida, millal ta tagasi tuleb. Teedu telefoninumbrist pole ka eriti kasu, kui ta on levipiirkonnast väljas. Häirib keeleline ebakorrektsus – tähe- ja komavead. Ka emotikonid ja sinatamine ei kuulu võõrastele inimestele kirjutatavasse neutraalsesse teksti. Selline automaatvastus tuleks liigitada sobimatute hulka.

Milline on siis hea automaatvastus?

1) Automaatvastus algab tervitusega. Kuna automaatvastuse saajad pole tavaliselt teada, võiks see olla võimalikult neutraalne sõna, nt tere. Meeldetuletuseks tasub öelda, et tere taga on hüüumärk või ei lisata sellele üldse mingit märki. Koma tere taha ei passi.

2) Automaatvastuses pole tavaliselt vaja vabandada. See, et inimene puhkab, käib lähetuses või vahetab töökohta, on üks tööelu protsessidest ja selle eest ei ole tarvis andestust paluda. Selle asemel oleks viisakas kirja eest hoopis tänada.

Tänan kirja eest!

3) Pärast tänu avaldamist peaks tulema põhiteave. Kirja saatjale antakse teada, et kirja saaja on ära. Ametikirjas võib ka põhjendada, mis on äraoleku põhjus, kuid see ei ole kirja saatja seisukohalt kõige tähtsam info ja seepärast võiks põhjendus olla väga põgus. Kõige tähtsam on teada anda, millal otsitav tagasi tuleb. Hea oleks nimetada kas äraoleku ajavahemik (kuigi automaatvastuse saaja jaoks pole alguskuupäev ehk kõige olulisem) või naasmispäev. Juhul, kui vahetatud on töökohta ja tööandjaga saab kokkuleppele, võib kasutada automaatvastust selleks, et oma äraminekust kirjutajale teada anda.

Olen puhkusel 8.–28. juulini.

Viibin kontorist eemal ja saan kirjadele vastata alates 5. juulist.

Olen välismaal ja tulen tagasi 20. augustil.

Olen täna, 8. juulil, ametiasjus kontorist väljas ega saa Teie kirjale vastata.

Olen 13. juulini lähetuses ja saan e-kirju vaadata vaid korra päevas.

Alates 3. juulist ei tööta ma enam OÜs Metsataim.

4) Kirja saatja küsimus võib olla vahel nii kiire, et tal ei ole võimalik adressaadi naasmist ära oodata. Seepärast tasub automaatvastusesse lisada teave selle kohta, kes teda aidata võiks. Peale nime peab see sisaldama abiandja kontaktandmeid. Mõnikord on äraolija andnud pakiliste küsimuste lahendamiseks ka oma telefoninumbri, mida ei tasu siiski kuritarvitada. Töökoha vahetamisel tasub anda oma uued kontaktandmed.

Kiiretes küsimustes võtke ühendust Tiit Nõgesega (tiit.noges@metsataim.ee, 632 5467).

Pakilistes asjades saatke mulle SMS telefonil 5637 8954. Küsimustes, millega kannatab päeva jagu oodata, pöörduge palun Tiit Nõgese poole (tiit.noges@metsataim.ee, 632 5467).

Reklaamiküsimustes aitab Teid Tiit Nõges (tiit.noges@metsataim.ee, 632 5467), õigusseminari korraldamise teemal Siiri Sirel (siiri.sirel@metsataim.ee, 632 5468).

Asusin tööle OÜsse Lillerõõm ja minu uued kontaktandmed on järgmised: teet@lilleroom.ee, tel 742 2589, Skype teet.oblikas.

5) Tekstiosa järele lisatakse viisakas lõputervitus: tervitades, lugupidamisega vms. Unustada ei tasu, et lõputervitussõna taha ei panda ühtegi märki (praegu väga levinud koma kuulub hoopis teise keele lausesüsteemi). Kui automaatvastus lõpeb soovlausega, pannakse selle järele hüüumärk: Kõike head! Tänan!

6) Viimasena tuleb allkirjavormel, mis võiks sisaldada nime ja ametinimetust, vajaduse korral ka asutuse nime, telefoninumbrit vm.

Teet Oblikas
müügijuht
OÜ Metsataim
tel 5637 8954

Kui kõik see eelnev jutt nüüd kokku panna, siis võiks üks informatiivne ja keeleliselt kaunis automaatvastus välja näha selline:

Tere!

Tänan kirja eest! Olen puhkusel 12. augustini. Kiiretes küsimustes võtke palun ühendust Tiit Nõgesega (tiit.noges@metsataim.ee, tel 632 5467).

Tervitades
Teet Oblikas
müügijuht